Il whistleblowing è diventato un elemento sempre più importante per aziende, enti pubblici e organizzazioni che vogliono garantire trasparenza, correttezza e tutela delle persone che segnalano eventuali violazioni.
Con l’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023, il quadro normativo italiano ha definito in maniera più organica la protezione delle persone che effettuano segnalazioni di violazioni apprese in un contesto lavorativo. La normativa prevede, per i soggetti destinatari, l’adozione di appositi canali interni di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione.
Per questo motivo, affidarsi a un semplice indirizzo email o a strumenti non progettati per questo scopo può risultare poco efficace. Una piattaforma whistleblowing dedicata permette invece di organizzare il processo di segnalazione e gestione dei casi attraverso un sistema strutturato.
In questo ambito, Netrise collabora come partner tecnologico con Portale Segnalazioni, una piattaforma dedicata alla gestione digitale delle segnalazioni whistleblowing.
Che cos’è il whistleblowing?
Con il termine whistleblowing si indica il sistema attraverso il quale una persona può segnalare violazioni o comportamenti illeciti di cui è venuta a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
La disciplina italiana, attraverso il D.Lgs. 24/2023, tutela le persone che effettuano determinate segnalazioni nell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente. La normativa riguarda sia il settore pubblico sia quello privato, con specifici requisiti e ambiti di applicazione.
Il sistema non riguarda quindi soltanto le grandi aziende.
Tra i soggetti interessati possono rientrare, in base ai requisiti previsti dalla normativa:
- aziende private;
- pubbliche amministrazioni;
- enti pubblici;
- società a controllo pubblico;
- concessionari di pubblico servizio;
- organizzazioni che adottano modelli organizzativi ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
- soggetti operanti in determinati settori sensibili.
È quindi importante verificare la propria situazione specifica e gli obblighi applicabili alla propria organizzazione.
Perché utilizzare un software whistleblowing?
Gestire una segnalazione attraverso una normale casella email non significa necessariamente avere un sistema adeguato alla complessità del processo.
Una piattaforma specifica nasce invece per gestire le diverse fasi della segnalazione: dalla raccolta delle informazioni alla presa in carico, fino alla comunicazione con il segnalante e alla gestione documentale.
Riservatezza e tutela del segnalante
Uno degli aspetti fondamentali del whistleblowing è la tutela della riservatezza.
Il D.Lgs. 24/2023 richiede che i canali interni garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e di eventuali persone menzionate nella segnalazione, oltre che del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Una piattaforma progettata specificamente per il whistleblowing permette di costruire il processo intorno a questo principio.
Gestione centralizzata delle segnalazioni
Un software whistleblowing consente di avere tutte le segnalazioni all’interno di un ambiente dedicato.
Gli utenti autorizzati possono gestire le pratiche, consultare la documentazione, comunicare con il segnalante e seguire l’evoluzione dei casi attraverso un workflow strutturato.
Tracciabilità
La gestione digitale permette inoltre di mantenere una cronologia delle attività e di organizzare in maniera più ordinata documenti, comunicazioni e informazioni relative alle singole segnalazioni.
Questo rende il processo più semplice da gestire rispetto a strumenti informali e frammentati.
Portale Segnalazioni: una piattaforma dedicata al whistleblowing
Per supportare le organizzazioni nella gestione delle segnalazioni, Netrise collabora con Portale Segnalazioni, una piattaforma software pensata per aziende, enti pubblici, scuole, cooperative, associazioni, studi professionali e altre organizzazioni.
L’obiettivo è mettere a disposizione un canale interno digitale per le segnalazioni, semplice da utilizzare e strutturato per la gestione delle pratiche.
Invio delle segnalazioni
Il segnalante può accedere a un’apposita interfaccia e descrivere la situazione oggetto della segnalazione, allegando eventualmente documenti e altri file.
La piattaforma supporta inoltre la gestione di segnalazioni anonime o riservate, in base alla configurazione adottata.
Codice identificativo della segnalazione
Una delle funzionalità particolarmente utili è l’assegnazione di un codice identificativo univoco.
Il segnalante può utilizzare il codice per seguire l’evoluzione della propria segnalazione e comunicare con il gestore senza dover necessariamente rendere pubblica la propria identità.
Comunicazione protetta
Il sistema permette di mantenere una comunicazione riservata tra segnalante e soggetto incaricato della gestione.
Questo può essere particolarmente utile quando sono necessarie ulteriori informazioni, chiarimenti o documentazione.
Gestione degli allegati
Le segnalazioni possono essere corredate da documenti, immagini e altri file utili alla valutazione del caso.
La gestione centralizzata permette di mantenere la documentazione collegata alla relativa segnalazione.
Area amministrativa
Il soggetto incaricato può accedere a un’area dedicata alla gestione delle segnalazioni, con possibilità di visualizzare e valutare le pratiche, assegnare attività e organizzare il relativo workflow.
Personalizzazione
La piattaforma può essere configurata con elementi identificativi dell’organizzazione, come nome, logo, campi della segnalazione e workflow, permettendo di adattare il portale alle esigenze specifiche dell’ente.
Whistleblowing e D.Lgs. 24/2023: cosa devono sapere le aziende
Il D.Lgs. 24/2023 ha introdotto un quadro organico per la protezione dei whistleblower e ha previsto specifici obblighi per i soggetti destinatari.
Nel settore privato, tra i soggetti obbligati rientrano, in particolare, gli enti che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati e gli enti che rientrano in determinati settori o che adottano modelli organizzativi ai sensi del D.Lgs. 231/2001, anche al di sotto della soglia dei 50 lavoratori, secondo quanto previsto dalla normativa.
Non è però sufficiente “avere un modulo online”.
Il canale interno deve essere organizzato in modo da rispettare i requisiti previsti dalla disciplina, compresa la tutela della riservatezza e la corretta gestione delle segnalazioni.
Per questo è importante distinguere tra avere un form sul proprio sito e utilizzare una vera piattaforma progettata per la gestione del whistleblowing.
Quali sono i vantaggi per un’azienda?
L’adozione di un software whistleblowing può offrire diversi vantaggi organizzativi.
1. Un unico punto di gestione
Le segnalazioni vengono raccolte all’interno di un ambiente dedicato, evitando la dispersione delle informazioni tra email, documenti e comunicazioni separate.
2. Maggiore organizzazione
Ogni segnalazione può essere gestita attraverso un processo strutturato, con informazioni, documenti e comunicazioni associati alla relativa pratica.
3. Maggiore tutela della riservatezza
L’utilizzo di un sistema progettato per il whistleblowing consente di costruire il processo intorno alla necessità di proteggere le informazioni e le identità coinvolte.
4. Comunicazione più semplice
Il segnalante può mantenere un canale di comunicazione con il soggetto incaricato della gestione della segnalazione.
5. Un’immagine aziendale più trasparente
Un sistema di whistleblowing non dovrebbe essere visto soltanto come un adempimento.
Rappresenta anche uno strumento attraverso il quale un’organizzazione può dimostrare attenzione verso trasparenza, responsabilità e correttezza dei propri processi.
Netrise: partner tecnologico per la digitalizzazione del whistleblowing
Per un’azienda, scegliere una piattaforma è solo una parte del percorso.
È altrettanto importante poter contare su un interlocutore tecnologico in grado di comprendere le esigenze dell’organizzazione e supportare l’implementazione della soluzione.
Netrise collabora con Portale Segnalazioni come partner tecnologico, mettendo a disposizione competenze digitali e supporto nell’adozione della piattaforma.
Il nostro obiettivo è aiutare aziende ed enti a integrare strumenti digitali semplici e funzionali nei propri processi organizzativi.
La valutazione degli obblighi normativi e degli aspetti giuridici rimane naturalmente di competenza dell’organizzazione e dei professionisti incaricati.
Hai bisogno di un canale whistleblowing per la tua organizzazione?
Se la tua azienda deve attivare un canale interno di segnalazione o vuole sostituire un sistema esistente con una soluzione più strutturata, possiamo aiutarti a valutare Portale Segnalazioni e individuare la configurazione più adatta alle tue esigenze.
Parla con Netrise
Contattaci per ricevere maggiori informazioni sulla piattaforma Portale Segnalazioni, sulle modalità di attivazione e sulle possibilità di personalizzazione.
Vuoi capire quale soluzione whistleblowing è più adatta alla tua azienda?
👉 Contatta Netrise e richiedi maggiori informazioni.
